കഠിനാധ്വാനത്തോടൊപ്പം ആസൂത്രണവുമുണ്ടെങ്കില്‍
ജോണും ബെന്നിയും ഒരേ സ്ഥാപനത്തില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്ന കഠിനാധ്വാനികളായ മരം വെട്ട് തൊഴിലാളികള്‍. ജോണ്‍ അഞ്ച് വര്‍ഷമായി ജോലി ചെയ്തു വരുന്നുവെങ്കിലും, കേവലം ഒരു വര്‍ഷമായപ്പോള്‍ തന്നെ ബെന്നിക്ക് ശമ്പള വര്‍ധനവ് ലഭിച്ചു. കാരണം തിരക്കിയ ജോണിന് മാനേജറില്‍നിന്ന് ലഭിച്ച മറുപടി ബെന്നി ജോണിനേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ മരം വെട്ടുന്നുവെന്നാണ്. വിശ്രമവേളയില്‍ ജോണ്‍ ബെന്നിയോട് തന്റെ വിഷമങ്ങള്‍ പങ്കുവെച്ചു. മരം വെട്ടുന്ന രീതി ചോദിച്ചറിഞ്ഞപ്പോള്‍ ജോണ്‍ ഒരിക്കല്‍ പോലും അയാളുടെ മഴു മൂര്‍ച്ച കൂട്ടുന്നില്ല എന്ന് ബെന്നിക്ക് മനസ്സിലായി. എന്നാല്‍ തുടര്‍ച്ചയായി മരം വെട്ടിക്കൊണ്ടിരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ബെന്നി ചെയ്യുന്നതോ, ആവശ്യാനുസരണം തന്റെ മഴു മൂര്‍ച്ചകൂട്ടുകയും കുറഞ്ഞ സമയം കൊണ്ട് കൂടുതല്‍ മരങ്ങള്‍ വെട്ടുകയും ചെയ്യുന്നു. ബെന്നി തന്റെ സുഹൃത്തിനെ മഴു മൂര്‍ച്ച കൂട്ടേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകത പറഞ്ഞു ബോധ്യപ്പെടുത്തി. അതനുസരിച്ച് പ്രവര്‍ത്തിച്ചപ്പോള്‍ ജോണിനു ബെന്നിയെ പോലെ നല്ല റിസള്‍ട്ട് ഉണ്ടാക്കുവാനും കഴിഞ്ഞു.
കഠിനാദ്ധ്വാനം മാത്രമുണ്ടായാല്‍പോരാ. ഓരോ പ്രവൃത്തിയും എങ്ങനെയാണോ മികച്ച രീതിയില്‍ ചെയ്യാനാവുക അങ്ങനെത്തന്നെ ചെയ്യണം. ഇതിനാണ് ഇഹ്‌സാന്‍ എന്നുപറയുക. ഇസ്‌ലാമിക പ്രസ്ഥാന പ്രവര്‍ത്തകര്‍ പൊതുവെ കഠിനാധ്വാനികളും സദാസമയം പ്രസ്ഥാന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ മുഴുകുന്നവരുമാണ്. എന്നിരുന്നാലും നടന്ന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ അവലോകനം ചെയ്യുമ്പോള്‍, എന്താണോ ലക്ഷ്യമാക്കിയത് അത് പൂര്‍ണമായി കൈവരിക്കുവാന്‍ കഴിയുന്നില്ല എന്നാണ് പലപ്പോഴും വിലയിരുത്തപ്പെടാറുള്ളത്.
ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ ടെക്‌നോളജി മനുഷ്യന്റെ ദൈനംദിന ജീവിതത്തില്‍ വലിയ മാറ്റമുണ്ടാക്കുന്ന ഇക്കാലത്ത് പരമ്പരാഗത രീതിയിലുള്ള പ്രസ്ഥാന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ ആസൂത്രണം കൂടുതല്‍ സമയവും അധ്വാനവും ചെലവഴിക്കുന്നതിന് കാരണമാകാറുണ്ട്. ഇത്മൂലം പ്രാസ്ഥാനിക പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും ഔദ്യോഗിക കുടുംബ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും മറ്റും ബാലന്‍സ് ചെയ്ത് കൊണ്ടുപോകുന്നതില്‍ പ്രയാസം നേരിടുന്നു. ചിലപ്പോഴെങ്കിലും കടുത്ത മാനസിക സമ്മര്‍ദ്ദത്തിലും അകപ്പെടാറുണ്ട്. പ്രവര്‍ത്തകരും വിവിധ തലങ്ങളിലുള്ള നേതൃത്വവും പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിലും പ്രയോഗവത്കരിക്കുന്നതിലും നവീന രീതികള്‍ ഉപയോഗപ്പെടുത്തുന്ന പക്ഷം ഈ പ്രശ്‌നത്തിന് നല്ലൊരളവില്‍ പരിഹാരം കാണാന്‍ കഴിയും.
1. ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ്
ഇരുപത്തിയൊന്നാം നൂറ്റാണ്ടിലെ ഏറ്റവും വിലയേറിയ സമ്പത്ത് സമയമാണ്. അല്ലാഹു മനുഷ്യന് പലവിധത്തിലുള്ള അനുഗ്രഹങ്ങള്‍ വിവിധ അളവില്‍ നല്‍കിയപ്പോള്‍, അതിനെക്കാളൊക്കെ വിലയേറിയ സമയം എല്ലാവര്‍ക്കും തുല്യമായി നല്‍കുകയാണ് ചെയ്തത്. സമയം വളരെ ശാസ്ത്രീയമായും ആസൂത്രിതമായും ഉപയോഗപ്പെടുത്തുമ്പോള്‍ മാത്രമാണ് മനുഷ്യന് കൂടുതല്‍ കാര്യങ്ങള്‍ സ്വായത്തമാക്കുവാന്‍ കഴിയുന്നത്. പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ പ്ലാനിംഗില്ലാത്തവര്‍ക്ക് ഉദ്ദേശിച്ച കാര്യങ്ങള്‍ നിര്‍ണിത സമയത്തിനുള്ളില്‍ ചെയ്തു തീര്‍ക്കാനാവില്ല. ഓരോ പ്രവര്‍ത്തകനും ചുമതലയേല്‍പിക്കപ്പെട്ട ഉത്തരവാദിത്വങ്ങള്‍ നിര്‍വഹിക്കുന്നതോടൊപ്പം വ്യക്തി എന്ന നിലയില്‍ തന്റെ ഇസ്‌ലാഹ്, ദഅ്‌വാ, ജനസേവന ബാധ്യതകളും നിര്‍വഹിക്കാന്‍ ബാധ്യസ്ഥനാണ്. പ്രാസ്ഥാനിക ഉത്തരവാദിത്വങ്ങള്‍ക്ക് മുന്‍ഗണന കൊടുക്കേണ്ടിവരുന്നതിനാല്‍ വ്യക്തിപരമായ ബാധ്യതകള്‍ പ്രസ്ഥാനം പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന രീതിയില്‍ കാര്യക്ഷമമായി നിര്‍വഹിക്കാന്‍ സാധിക്കാറില്ല. എന്നാല്‍ കൃത്യമായ ടൈം മാനേജ്‌മെന്റ് ഉണ്ടെങ്കില്‍ വ്യക്തിപരമായ ബാധ്യതകളും മറ്റു ഉത്തരവാദിത്വത്തോടൊപ്പം എളുപ്പത്തില്‍ നിര്‍വഹിക്കാന്‍ കഴിയും. ഓരോ പ്രവര്‍ത്തകനും ഒരാഴ്ചത്തേക്ക് നിര്‍വഹിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങളില്‍ സമയബന്ധിതമായ പ്ലാനിംഗ് ഉണ്ടാവണം. ജോലി, യാത്ര, വിശ്രമം, ആരാധന, വായന, വ്യായാമം, കുടുംബകാര്യങ്ങള്‍ എന്നിവക്ക് വേണ്ട സമയം ഒരു പേപ്പറില്‍ കുറിച്ചശേഷം പ്രസ്ഥാന പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്ക് ലഭിക്കുന്ന സമയമെത്ര എന്ന് നോക്കുക. പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ കൂടുതലും ലഭ്യമായ സമയം കുറവുമാണെങ്കില്‍ മുന്‍ഗണനാക്രമമനുസരിച്ച് (Urgent Vs Important) പ്ലാന്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന ആഴ്ചയില്‍ ഇതുപോലെ ആസൂത്രണം ചെയ്യുമ്പോള്‍ അപ്രതീക്ഷിത സാഹചര്യങ്ങളാല്‍ കഴിഞ്ഞയാഴ്ച നിര്‍വഹിക്കാന്‍ കഴിയാതെ പോയ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ കൂടി ഉള്‍പ്പെടുത്തുക. തയാറാക്കിയ ഒരാഴ്ചത്തെ പ്ലാന്‍ മൊബൈല്‍ ഫോണിലെ ഇ-ഡയറിയില്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നത് ഏതു സമയത്തും ഡയറി റഫര്‍ ചെയ്യുന്നതിന് ഉപകരിക്കും.
മീറ്റിംഗുകള്‍ സംഘടിപ്പിക്കുമ്പോള്‍ എന്തിന് വേണ്ടി സംഘടിപ്പിക്കുന്നു എന്ന കൃത്യമായ ധാരണ ഉണ്ടാക്കുകയും, അതനുസരിച്ച അജണ്ട നേരത്തെ നിശ്ചയിച്ച ശേഷം ഓരോ വിഷയത്തിനും ആവശ്യമായ സമയം പ്ലാന്‍ ചെയ്യുകയും വേണം. ഇത് മീറ്റിംഗിന് വേണ്ട മൊത്തം സമയത്തെ കുറിച്ച് ഒരു ധാരണ നല്‍കുന്നു. വിഷയങ്ങള്‍ മുന്‍ഗണനാക്രമത്തില്‍ അജണ്ടയില്‍ ചിട്ടപ്പെടുത്തിയാല്‍ മീറ്റിംഗില്‍ അംഗങ്ങളുടെ ഏറ്റവും നല്ല സമയം പ്രാധാന്യമേറിയ വിഷയങ്ങള്‍ക്ക് വേണ്ടി നീക്കിവെക്കാം.
2. പ്രാദേശിക ഘടകത്തിന്റെ ഹോം വര്‍ക്ക്
ഓരോ പ്രാദേശിക ഘടകവും പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ ഒരു പവര്‍ഹൗസിന് തുല്യമാണ്. പവര്‍ഹൗസ് കൃത്യതയോടെയും കാര്യക്ഷമതയോടും പ്രവര്‍ത്തിപ്പിക്കുന്നതില്‍ അതിന്റെ എഞ്ചിനീയര്‍ക്ക് സുപ്രധാന പങ്കുള്ളത്‌പോലെ പ്രസ്ഥാനം പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന രീതിയില്‍ ഘടകം കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ ഘടകത്തിന്റെ പ്രസിഡന്റിനും സുപ്രധാന പങ്കാണുള്ളത്. ഓരോ മാസവും ലഭിക്കുന്ന സര്‍ക്കുലറുകളുടെയും ഷോര്‍ട്ട് ടേം, ലോംഗ് ടേം ലക്ഷ്യങ്ങളുടെയും (Objectives) അടിസ്ഥാനത്തില്‍ നേതൃത്വത്തിന് ഒരു ധാരണ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. അതിനുശേഷം ചുമതലകളെ മുന്‍ഗണനാ ക്രമമനുസരിച്ച് നാല് ആഴ്ചത്തേക്ക് തരംതിരിച്ച് ഓരോ ചുമതലയും നിര്‍വഹിക്കാന്‍ ആവശ്യമായ പ്രവര്‍ത്തകരുടെ എണ്ണവും വേണ്ട സമയവും രേഖപ്പെടുത്തുക. ഇത് തയാറാക്കുമ്പോള്‍ പ്രവര്‍ത്തകര്‍ക്ക് ആഴ്ചയില്‍ നീക്കിവെക്കാന്‍ കഴിയുന്ന സമയത്തെ കുറിച്ച് നേതൃത്വത്തിന് താഴെ പറയുന്ന രീതിയില്‍ ഏകദേശ ധാരണ ഉണ്ടാവണം.
പിന്നീട് ചുമതലകള്‍ പ്രവര്‍ത്തകരുടെ കഴിവും അഭിരുചിയുമെല്ലാം പരിഗണിച്ച് ഏല്‍പിച്ചു (Assignments) കൊടുക്കുക. ആഴ്ചയില്‍ 9 പ്രവര്‍ത്തകരെ ഉപയോഗപ്പെടുത്തി 20 മണിക്കൂര്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്കായി ചിലവഴിക്കാന്‍ കഴിയുന്ന ഒരു ഘടകത്തിനേ പ്ലാനിംഗോടു കൂടി കൂടുതല്‍ കാര്യങ്ങള്‍ ചെയ്ത് നല്ല റിസള്‍ട്ടുണ്ടാക്കാന്‍ കഴിയൂ. ഓരോ പ്രവര്‍ത്തകനും എന്ത്, എപ്പോള്‍ നിര്‍വഹിക്കണമെന്ന് വ്യക്തമായ ധാരണയുള്ളതിനാല്‍, തന്റെ വ്യക്തിപരമായ ഷെഡ്യൂളുകളുമായി കൂട്ടിമുട്ടാതെ പ്രസ്ഥാനിക പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ സുഗമമായി നിര്‍വഹിക്കാന്‍ കഴിയുന്നു.
3. പ്രാദേശിക നേതൃത്വത്തിന്റെ വിഷന്‍
മനുഷ്യന് ജീവിതത്തെ കുറിച്ച് ധാരാളം സ്വപ്നം കാണാറുണ്ട്. പ്രസ്ഥാനത്തിന്റെ ശോഭന ഭാവിയെക്കുറിച്ച് താഴെ തട്ടിലുള്ള നേതൃത്വവും ധാരാളം സ്വപ്നം കാണേണ്ടതുണ്ട്. കാരണം സ്വപ്നങ്ങളാണ് ചിന്തകളായും, ചിന്തകള്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളായും രൂപാന്തരപ്പെടുന്നത്.
പ്രാദേശിക നേതൃത്വത്തിന് പ്രവര്‍ത്തന കാലയളവിലേക്കായുള്ള ഒരു വിഷന്‍ ഉണ്ടാകേണ്ടതുണ്ട്. പ്രവര്‍ത്തന കാലയളവിന്റെ അവസാന ദിനത്തില്‍ (ഉദാഹരണത്തിന് 2013 ഡിസംബര്‍ 31) പ്രാസ്ഥാനിക പരിപ്രേക്ഷ്യത്തില്‍ എന്തായിരിക്കണം തന്റെ പ്രദേശം എന്നുള്ളത് നേതൃത്വത്തിന് ദീര്‍ഘ ദൃഷ്ടിയോടെ നോക്കിക്കാണാന്‍ കഴിയണം. അതായത്, Begin with end in mind. ഇതില്‍ പ്രസ്ഥാനത്തിന്റെ വ്യാപനം, ഇസ്‌ലാഹ്, ദഅ്‌വാ, ജനസേവനം തുടങ്ങി പ്രധാന വകുപ്പുകളുടെ ലക്ഷ്യസാക്ഷാത്ക്കാരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടേണ്ടതുണ്ട്.
വിഷന്‍ രൂപപ്പെടുത്തിയ ശേഷം പ്രവര്‍ത്തന കാലയളവിലെ അവസാന ദിവസത്തില്‍ നിന്നുള്ള സാങ്കല്‍പികമായ ഒരു തിരിച്ച് നടത്തമാണ്. ഈ നടത്തത്തില്‍ താന്‍ സങ്കല്‍പ്പിച്ച ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ സാക്ഷാത്കാരത്തിനായി നിര്‍വഹിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ സമയബന്ധിതമായ നാഴികക്കല്ലുകള്‍ (Milestone) സ്ഥാപിക്കലാണ് ഉദ്ദേശം. അതായത് പ്രവര്‍ത്തന കാലയളവിന്റെ ഒന്നാം ദിവസം മുതല്‍ അവസാന ദിവസം വരെയുള്ള ഓരോ മൂന്ന്, ആറ് മാസത്തില്‍ കൈവരിക്കേണ്ട സംഗതികളുടെ സാങ്കല്‍പ്പികമായ ഒരു പ്ലാനിംഗ്.
വിഷന്‍ രൂപപ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം പ്രവര്‍ത്തന കാലയളവില്‍ കൈവരിക്കാന്‍ കഴിയുന്ന ടോപ് ടെന്‍/ഫൈവ് ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ (Objective) നിര്‍ണയിക്കുക. കാരണം സ്വപ്നം കണ്ട എല്ലാ കാര്യങ്ങളും നിലവിലുള്ള റിസോഴ്‌സുകള്‍ ഉപയോഗിച്ച് ഒരുപക്ഷേ കൈവരിക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞുകൊള്ളണമെന്നില്ല. അതിനുശേഷം ഓരോ ലക്ഷ്യങ്ങള്‍ക്കും വ്യക്തമായ ആക്ഷന്‍ പ്ലാന്‍ ഉണ്ടാക്കുകയും ഓരോ ലക്ഷ്യത്തിന്റെയും പുരോഗതി അവലോകനം നടത്തുകയും ചെയ്യുക.
4. പ്രോഗ്രാം കലണ്ടര്‍
പ്രോഗ്രാമുകള്‍ ഏതു മാസത്തിലാണ് നടത്തേണ്ടത് എന്ന് തീരുമാനിക്കുകയും അതിനനുസരിച്ചുള്ള ഒരു പ്രോഗ്രാം കലണ്ടര്‍ തയാറാക്കുകയും ചെയ്യുക. വിവിധ വകുപ്പുകള്‍ ഇതുപോലെ പ്രോഗ്രാം കലണ്ടര്‍ തയാറാക്കി, അതത് തലത്തിലുള്ള നേതൃത്വം ഒരുമിച്ചിരുന്ന് അവലോകനം ചെയ്യുകയും പ്രോഗ്രാമുകള്‍ ഒരേ സമയം വരാത്ത രീതിയില്‍ മുന്‍ഗണനാ ക്രമത്തില്‍ ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക. അതിനുശേഷം പ്രോഗ്രാം കലണ്ടര്‍ താഴെ തട്ടിലേക്ക് കൈമാറുന്നത് വരാനിരിക്കുന്ന പ്രവര്‍ത്തന പരിപാടികളെ കുറിച്ച് ഏകദേശ ധാരണയുണ്ടാകുന്നതിനും അതനുസരിച്ച് താഴെ തട്ടിലുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ കൂട്ടിമുട്ടാതെ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനും സഹായകമാവും.
5. ഡാറ്റയുടെ പ്രാധാന്യം
പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ വിജയകരമായ ആസൂത്രണത്തിന് കൃത്യമായ വിവരങ്ങള്‍ ലഭ്യമാവണം. വിവിധ തലത്തിലുള്ള നേതൃത്വത്തിന് വിവിധ സന്ദര്‍ഭങ്ങളിലായി എടുക്കേണ്ട തീരുമാനങ്ങള്‍ക്ക് സഹായകരമാകുന്ന രീതിയില്‍ ഡാറ്റ ലഭ്യമല്ലാത്തതിനാല്‍ തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുന്നതില്‍ പലപ്പോഴും കാലതാമസം നേരിടാറുണ്ട്. അതുപോലെ ആവശ്യമായ ഡാറ്റ റഫര്‍ ചെയ്യാതെ എടുക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങള്‍ പലപ്പോഴും പ്രതീക്ഷിച്ച വിജയം കൈവരിക്കാതെ പോവാറുമുണ്ട്.
നേതൃത്വം തങ്ങള്‍ക്കാവശ്യമായ ഡാറ്റ കൃത്യതയോടെ സൂക്ഷിക്കണം. തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുന്ന സന്ദര്‍ഭങ്ങളില്‍ ആവശ്യാനുസരണം അവ ഉപയോഗിക്കുക. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത് മൂലം കഴിഞ്ഞകാല പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളില്‍ വന്ന കോട്ടങ്ങള്‍ ആവര്‍ത്തിക്കപ്പെടാതിരിക്കാനും പ്രായോഗികമായ തീരുമാനങ്ങള്‍ ചുരുങ്ങിയ സമയം കൊണ്ട് എടുക്കാനും കഴിയുന്നു. ഓരോ നേതൃത്വവും തങ്ങളുടെ പ്രവര്‍ത്തന കാലയളവിലെ ഡാറ്റ തുടര്‍ന്നുവരുന്ന നേതൃത്വത്തിന് കൈമാറണം. പുതിയ നേതൃത്വത്തിന്റെ വിഷന്‍ രൂപീകരണവും അതനുസരിച്ചുള്ള ആസൂത്രണവും ആരംഭിക്കേണ്ടത് കഴിഞ്ഞ ടേമുകളിലെ ഡാറ്റയുടെ കാര്യക്ഷമമായ അവലോകനത്തിന് ശേഷമാണ്. ലാപ്‌ടോപ്, സ്മാര്‍ട്ട് ഫോണ്‍, ടാബ്‌ലറ്റ് എന്നിവയുടെ ഉപയോഗം സര്‍വസാധാരണമായ ഇന്ന് ഡാറ്റ വിവിധ രൂപത്തില്‍ സൂക്ഷിക്കുവാനും ആവശ്യാനുസരണം ഉപയോഗിക്കുവാനും വളരെ എളുപ്പമാണ്.
ആറ് പതിറ്റാണ്ടായി ഇന്ത്യയില്‍ പ്രവര്‍ത്തിച്ചുവരുന്ന ഇസ്‌ലാമിക പ്രസ്ഥാനത്തിന് അഭിമാനാര്‍ഹമായ ധാരാളം നേട്ടങ്ങള്‍ കൈവരിക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ടെന്നത് ശരി തന്നെ. എന്നാല്‍ പ്രസ്ഥാനത്തിന് ലഭ്യമായിരുന്ന മനുഷ്യവിഭവവുമായി താരതമ്യം ചെയ്തുനോക്കുമ്പോള്‍, കാര്യക്ഷമമായ ആസൂത്രണത്തിലൂടെ ഇതിലും കൂടുതല്‍ കാര്യങ്ങള്‍ നമുക്ക് നിര്‍വഹിക്കുവാന്‍ കഴിയുമായിരുന്നു എന്നും കാണാന്‍ കഴിയും.
[email protected]
Comments